Die meisten Partner leben vom Verkauf von Zeit – Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Gerade im Supportfall gehen hier aber erfahrungsgemäß viele Minuten verloren, weil die Mitarbeiter kurze Anrufe/Mails usw. nicht reporten. Ich freue mich heute einen Gastbeitrag von Rainer Stropek posten zu können, der sich sehr intensiv mit diesem Thema beschäftigt hat und dessen Lösung (übrigens eine geniale Azure-Entwicklung 
) schon einigen meiner Partner geholfen hat, präziser in der Erfassung zu werden – nicht nur durch Technologie, sondern wie immer auch durch die richtige organisatorische Einbettung. Aber mehr dazu von Rainer:
Sie als Partner machen aus Microsoft-Produkten Lösungen, die einen echten Wert Ihre Kunden darstellen. Als Dienstleister lebt Ihre Firma zu einem erheblichen Teil davon, Arbeitsleistung zu verkaufen. Dementsprechend wichtig ist Projektzeiterfassung. Leicht gesagt, doch wie geht man es in der Praxis an? Hier sind fünf Tipps, die wir bei der Einführung unserer Zeiterfassung time cockpit immer wieder als erfolgskritisch wahrnehmen.
1. Wozu Projektzeiterfassung? Kommunizieren Sie ein klares Ziel.
Die Softwareunterstützung von Prozessen steht und fällt mit der Akzeptanz der Anwender. Diese altbekannte Weisheit gilt besonders bei Projektzeiterfassungsprojekten. Schließlich entstehen schnell Gerüchte darüber, dass das Unternehmen die Mitarbeiter überwachen möchte. Jeder im Team soll verstehen, welches Ziel die Zeiterfassung tatsächlich hat.
- IT-Dienstleister erwirtschaften im EU Schnitt über 70% ihres Umsatzes mit Consultingleistungen. Gleichzeitig entfällt ein großer Teil der Kosten auf Personal. Machen Sie anhand solcher Kennzahlen klar, warum Projektzeiterfassung überlebenswichtig für die Firma ist
- Projektzeiterfassung ist kein Bespitzelungswerkzeug. Machen Sie transparent, was mit den erfassten Daten geschieht (z. B. Verrechnung, Projektnachkalkulation, Projektfortschrittskontrolle, etc.) und treffen Sie klare Vereinbarungen, wofür die Daten nicht eingesetzt werden. Es versteht sich von selbst, dass Sie sich an diese Vereinbarungen auch halten müssen
- Geben Sie als UnternehmerIn Ihre Mindestanforderungen an die Projektzeiterfassung von Anfang an klar vor. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team darauf aufbauend die Details aus
- Gehen Sie als UnternehmerIn mit gutem Beispiel voran! Ihre Zeiterfassung muss vorbildlich sein und jederzeit als positives Beispiel herhalten können.
Falllbeispiel von Damianos Soumelidis, Geschäftsführer des Microsoft-Partners Hexa Business Services: „Unsere Berater sind in der Regel in verschiedenen Projekten eingesetzt, bei verschiedenen Kunden quer über den Tag zu unterschiedlichen Zeiten. Es ist aus Sicht der Ressourcensteuerung aber auch der Abrechnung und auch der Leistungstransparenz für unsere Kunden wichtig zu wissen, woran gearbeitet wird, wie lange gearbeitet wird, womit Zeit verbracht wurde, welche Zeiten abrechenbar sind. Deswegen ist die Tätigkeit der Zeiterfassung für uns natürlich sehr wichtig.“
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2. Zeiterfassung ist kein Selbstzweck
Aufgabe Ihrer Mitarbeiter ist es, sich auf Kunden zu konzentrieren. Zeiterfassung ist nur eine betriebsbedingte Notwendigkeit. Dementsprechend sollten Erfassungsgranularität und Dateninhalte den angestrebten Zielen entsprechen und nicht zum Selbstzweck ausarten. Wenn Sie über das Ziel hinausschießen und von Ihrem Team beispielsweise die minutengenaue Erfassung aller Tätigkeiten erfassen, werden Sie das Gegenteil erreichen und Fantasiezahlen geliefert bekommen.
Legen Sie daher die notwendigen Spielregeln fest, damit die Ziele der Projektzeiterfassung erreicht werden. Sie müssen aber auch genügend Spielraum lassen, damit sie in der Praxis funktionieren. Hier einige Beispiele:
- Erfassung auf 15 Minuten genau.
- Ideal wäre eine tägliche Eingabe der Zeiten, spätestens am letzten Arbeitstag der Woche müssen die aktuellen Zeiten eingetragen sein.
- Pausen, private Telefonate, etc. kürzer als 15 Minuten müssen nicht eingetragen werden.
- Arbeit außerhalb des Büros darf als Arbeitszeit eingegeben werden (z. B. bei einem längeren, außerplanmäßigen Kundentelefonat), muss jedoch als „Heimarbeit“ markiert werden
- Klare Anweisungen für die Verbuchung von Reisezeiten.
3. Vermeiden Sie Flickwerk! Durchgängige Erfassung aller Arbeiten.
Anwesenheitszeiterfassung ist in Österreich eine gesetzliche Notwendigkeit. Unserer Erfahrung nach ist es nicht ausreichend, parallel dazu in der Projektzeiterfassung nur die verrechenbaren Zeiten erfassen zu lassen und administrative Arbeiten nicht zu buchen. In der Praxis birgt diese Vorgangsweise die Gefahr, dass verrechenbare Zeiten vergessen werden und damit bares Geld verloren geht. Führen Sie stattdessen eine durchgängige Projektzeiterfassung, damit ist die gesetzlich vorgeschriebene Anwesenheitszeiterfassung automatisch abgedeckt.
- Alle Buchungen sollten mit Beginn- und Endzeit versehen werden. Pauschale Angaben wie „4h administrative Tätigkeiten“ führen zwangsläufig zu schlechter Datenqualität oder sogar zum Vergessen von verrechenbaren Stunden.
- Legen Sie für administrative Tätigkeiten eigene Projekte und Tätigkeiten an und buchen Sie die entsprechenden Zeiten darauf. Sie erkennen dadurch rechtzeitig einen ausufernden administrativen Aufwand.
- Behandeln Sie interne Projekte in der Zeiterfassung wie normale Kundenprojekte. Arbeitszeiten für interne Projekt werden darauf zugeordnet. Dadurch können Sie den Aufwand für interne Projekte mit dem dafür veranschlagten Budget vergleichen.
Falllbeispiel von Robert Hutter, Geschäftsführer und Mitgründer des Microsoft-Partners PROLOGICS: „Als junges Unternehmen kämpft man typischerweise mit knappen Ressourcen. Daher ist es entscheidend, diese zielgerichtet und effizient einzusetzen. Ressourcenplanung wird deutlich erleichtert, wenn man auf eine historische Datenbasis mit Zeiterfassungsdaten zurückgreifen und daraus lernen kann.“
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4. Automatisierung statt manueller Prozesse.
Egal wie groß Ihr Unternehmen ist, die Automatisierung regelmäßiger, manueller Prozesse ist wichtig. Sie vermeiden dadurch Fehler, Sie sparen langfristig Zeit, Sie machen Ihre Firma bereit für Wachstum, u.v.m.
- Weder Sie als UnternehmerIn noch Ihre Projektleiter sollten am Ende des Monats nächtelang Excel-Sheets mit Zeitaufstellungen zusammenkopieren oder mühsam Fehlbuchungen korrigieren müssen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Software die definierten Regeln automatisch kontrolliert und eine integrierte Datenbank für das gesamte Team verwendet.
- Standardisieren und automatisieren Sie regelmäßige Auswertungen. Es ist eine Verschwendung von Zeit, wenn beispielsweise Projektauswertungen jeden Monat manuell in Excel erstellt werden.
- Standardisieren und automatisieren Sie Ihren Verrechnungsprozess. Egal ob Rechnungserstellung oder das Versenden via Email, Fax oder Brief – für alle diese Prozessschritte gibt es heute Services im Web, die darauf spezialisiert und konkurrenzlos günstig sind. Sie machen sich und Ihr Team dadurch frei für wichtigere Aufgaben.
Falllbeispiel von Roman Schacherl, Geschäftsführer und Mitgründer des Microsoft-Partners softaware: „Selbst für ein relativ kleines Team wie uns bietet eine spezialisierte Software für Zeiterfassung eine Reihe von Vorteilen: Kein manueller Aufwand, um Excel-Sheets zusammenzukopieren. Berichte und Datenanalysen können mit wenigen Mausklicks erstellt werden. Selbst nach einer stressigen Woche erinnern mich die Activity Tracker von time cockpit, woran ich gearbeitet habe. Sie verbessern dadurch die Datenqualität erheblich. Diesen Grad an Professionalisierung erreicht man nicht mit einer einfachen, auf Excel basierenden Zeiterfassung.“
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5. Gamification: Zelebrieren Sie die Ziele Ihres Teams.
Führen Sie Kennzahlen ein und machen Sie das Erreichen der Ziele zum Sport. Jeder sollte wissen, wo das Team in Sachen Umsatz, Anteil verrechenbarer Stunden, Administrationsaufwand, etc. steht. Legen Sie ambitionierte aber erreichbare Ziele fest und machen Sie durch Berichte oder Dashboards im Zeiterfassungssystem transparent, wo das Team gerade steht. Nehmen Sie sich Zeit, die Erreichung der Ziele entsprechend zu feiern. Gerade in kleineren Unternehmen entsteht dadurch eine positive Dynamik. Durch jede Zeitbuchung sieht man, wie das Team dem Ziel näher kommt.
6. Angebot für Microsoft-Partner
Microsoft-Partnern aus Österreich möchten wir ein spezielles Angebot machen: Wenn Sie Interesse daran haben, time cockpit bei Ihnen im Unternehmen auszuprobieren, können Sie einen verlängerten Zeitzeitraum und einen Dienstleistungsscheck in Anspruch nehmen: Einer unserer Servicemitarbeiter unterstützt Sie bis zu zwei Stunden bei der Evaluierung von time cockpit. Wir können diese Zeit nutzen, um beispielsweise Stammdaten aus Vorsystemen zu importieren oder die Software Ihrem Team ausführlich zu präsentieren. Statt der üblichen 30 Tage haben Sie dann drei Monate Zeit, time cockpit kostenfrei im Team zu testen.
Falls Sie Interesse an diesem Angebot haben, kontaktieren Sie mich unter rainer@timecockpit.com.
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